Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет обмениваться кадровыми документами между компанией и сотрудниками в электронном виде. По сути, это аналог привычного электронного документооборота между организациями, но применённый внутри компании между работодателем и работником.

Через КЭДО оформляются и подписываются:

• приказы о приёме, переводе, отпусках;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• должностные инструкции и локальные нормативные акты;
• расчётные листки;
• заявления сотрудников и другие кадровые документы.

Главная идея — убрать бумажный документооборот и перевести его в цифровую форму.

Ограничения по законодательству

Несмотря на широкие возможности, не все кадровые документы можно полностью перевести в электронный вид.

На практике остаются бумажными:

• приказы об увольнении (финальная часть процесса);
• документы по охране труда;
• инструктажи по технике безопасности;
• акты о несчастных случаях.

Причина проста — требования законодательства и необходимость очного подтверждения ряда действий.

Как устроены электронные подписи

КЭДО основана на электронных подписях. Существует три основных типа:

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Это самый базовый уровень:

• логин и пароль;
• SMS-код;
• подтверждение через сервис.

Фактически это способ подтвердить, что действие совершил конкретный пользователь, но уровень защиты минимальный.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Более защищённый вариант:

• создаётся криптографическими алгоритмами;
• формирует уникальный цифровой «отпечаток» документа;
• может храниться в системе или облаке.

Используется внутри корпоративных систем, включая КЭДО.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Самый высокий уровень юридической значимости:

• выдается аккредитованными удостоверяющими центрами;
• подтверждается государственными структурами (ФНС, банки и др.);
• используется для подписания документов от имени организации.

Для работы КЭДО:

• со стороны компании всегда используется УКЭП;
• со стороны сотрудников — ПЭП или НЭП.

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»

1С:Кабинет сотрудника — это решение, встроенное в экосистему 1С, которое позволяет автоматизировать кадровый документооборот внутри компании.

Ключевая особенность — отсутствие необходимости сложной интеграции: система уже работает внутри 1С.

• Зачем компаниям переходить на КЭДО 1. Экономия ресурсовменьше бумаги, печати и архивного хранения;
• сокращение времени работы кадровой службы;
• снижение операционных затрат.

Сотрудник имеет право отказаться, но на практике такие случаи встречаются редко.

КЭДО — это не просто «электронные документы», а полноценная трансформация кадровых процессов.

Решения уровня 1С:Кабинет сотрудника позволяют:

• убрать бумажный документооборот;
• ускорить согласования;
• снизить нагрузку на HR;
• централизовать хранение документов;