Перед вами представлена веб-версия личного кабинета сотрудника, а именно интерфейс, который может использоваться как руководителем, так и обычным сотрудником, при этом роли в системе разделяются и руководитель не обязательно является администратором сервиса. Это сделано для гибкой настройки прав доступа и демонстрации возможностей системы.

Помимо веб-версии личного кабинета сотрудника также существует мобильное приложение, которое можно установить на телефон, и его функционал практически полностью повторяет веб-версию, что позволяет работать с кадровыми документами из любой точки.

Интерфейс системы достаточно простой и интуитивно понятный. В нижней части расположены основные разделы, такие как главная, зарплата, документы, отпуска, отсутствия, справки, профиль и настройки. В разделе главная отображается сводная информация по основным функциям кабинета. В разделе зарплата пользователь получает доступ к расчётным листкам и налоговым вычетам. Во вкладке налоговые вычеты отображаются применяемые к сотруднику вычеты, а также есть возможность подать заявление на их оформление или изменение.

В разделе расчётные листки отображается информация по начислениям и удержаниям. При этом суммы могут отображаться как в открытом виде, так и в скрытом формате в виде точек, что регулируется настройками приватности. С помощью пиктограммы можно скрывать или отображать суммы. Также в настройках можно задать отдельное поведение для веб-версии и мобильного приложения, например, скрывать суммы на компьютере, но отображать их на телефоне.

По каждому расчётному листку сотрудник может посмотреть детализацию начислений, удержаний и льгот, а также скачать документ, ознакомиться с ним и подписать его. Для того чтобы расчётные листки попадали в личные кабинеты сотрудников, расчётчик в 1С ЗУП заходит в раздел зарплата и выполняет публикацию расчётных листков. Здесь выбирается период, например первая половина месяца или окончательный расчёт, организация, подразделение и список сотрудников, подключённых к сервису. После этого нажимается кнопка публикации, и данные автоматически отправляются в 1С кабинет сотрудника. Также доступен архив ранее опубликованных расчётных листков, где можно отфильтровать данные по месяцам и подразделениям, посмотреть, кто ознакомился с документами, а кто нет, и при необходимости выполнить повторную отправку.

В разделе документы отображаются входящие и исходящие документы. Во вкладке мои документы находятся исходящие запросы сотрудников. Через кнопку новый документ можно увидеть список доступных типов заявок, а также создать собственный шаблон, например произвольное обращение или заявление на материальную помощь. При необходимости такие типы запросов могут быть отключены в настройках системы, если компания не хочет их использовать.

Во вкладке подписать отображаются входящие документы, требующие ознакомления и подписания. Неподписанные документы выделяются жирным шрифтом, а уже обработанные отображаются обычным текстом. Сотрудник открывает документ, скачивает его, просматривает и либо подписывает, либо при наличии настроек может указать замечания или отказ с пояснением. В случае отказа информация передаётся в кадровую службу, где документ может быть скорректирован и отправлен повторно. Возможность отказа от подписания регулируется настройками системы.

Во вкладке согласования отображаются документы и заявки, требующие действий со стороны руководителей или ответственных лиц. Далее в разделе отпуска отображается информация об остатках отпусков, включая основной и дополнительные виды отпусков. Здесь же можно посмотреть историю ранее использованных отпусков, а также воспользоваться калькулятором, который позволяет рассчитать возможные даты отпуска или определить, сколько дней можно взять в выбранный период.

Отдельно реализован функционал графика отпусков. Если отдел кадров запускает сбор графика, сотрудникам приходит уведомление о необходимости указать желаемые даты отпусков. Сотрудник вносит свои пожелания, система проверяет пересечения с другими периодами и при наличии конфликтов предлагает исправить даты. После этого руководитель просматривает все пожелания сотрудников, утверждает или отклоняет их, и при необходимости отправляет на корректировку. Дополнительно можно настроить видимость пожеланий так, чтобы их видел только руководитель.

В разделе отсутствия отображается информация о текущих и планируемых отсутствиях сотрудников, включая отпуска, командировки и другие виды отсутствий. Также сотрудник может самостоятельно подать заявку на отсутствие через систему. В разделе архив отпусков хранится история всех ранее оформленных периодов отсутствия сотрудников. В разделе справки доступны заявки на получение справок, включая справку 2-НДФЛ, справку с места работы и справку об использовании отпусков.

Далее демонстрируется процесс создания заявки на отпуск. Сотрудник заходит в раздел отпусков, выбирает период, например с 15 по 28 сентября, указывает тип отпуска, при необходимости распределяет его на основной и дополнительный, а также может указать способ связи, заместителя или приложить документы. После заполнения заявка отправляется на согласование. Если в выбранный период есть пересечения с другими отсутствиями, система отображает их и может блокировать или предупреждать о конфликте в зависимости от типа события. Например, командировка может быть допущена, а пересекающийся отпуск требует корректировки.
После отправки заявка поступает руководителю через маршрут согласования. Руководитель видит все детали заявки, включая предыдущие согласования, и принимает решение об утверждении или отклонении. После согласования документ передаётся в 1С ЗУП ответственному сотруднику, обычно кадровику, через раздел мои задачи. Здесь отображаются все новые, выполненные и просроченные задачи.

Кадровый сотрудник открывает задачу, формирует документ на отпуск на основании заявки, проверяет данные и проводит документ. После этого формируется приказ на отпуск, который передаётся в 1С кабинет сотрудника. При наличии электронной подписи документ подписывается автоматически, либо направляется ответственному лицу с сертификатом подписи. После подписания документ попадает в архив кадровых документов, где хранится вся история кадрового ЭДО.

В архиве можно просматривать оригиналы документов, печатные формы, карточки электронных документов, формировать отчёты, а также применять фильтры по сотрудникам, организациям и типам документов. При необходимости можно создать произвольный электронный документ, загрузив файл с диска, указав, требуется ли подпись сотрудника или организации, и направить его выбранным адресатам.

В разделе компании отображается структура организации и список сотрудников с контактными данными. При необходимости этот раздел можно скрыть или ограничить доступ к персональной информации. В разделе настройки администратор управляет подключением пользователей, статусами кабинетов, автоматической отправкой приглашений, сроками действия электронных подписей и уведомлениями.

Также настраиваются маршруты согласования для различных типов документов, включая отпуска, отсутствия и произвольные заявки. Здесь можно задать цепочку согласующих лиц, уровень руководителя, а также требования к типу электронной подписи. Отдельно настраиваются уведомления о неподписанных документах, напоминания сотрудникам и руководителям, а также информирование о графике отпусков и отсутствиях.
В профиле сотрудника отображаются персональные данные, контактная информация и паспортные данные. При изменении данных сотрудник может отправить заявку на корректировку, прикрепив подтверждающие документы. После обработки кадровой службой данные автоматически обновляются в системе. Также в профиле подтверждается согласие на подключение к электронному документообороту, без которого работа с системой невозможна.

Дополнительно сотрудник может настроить способы получения уведомлений, включая SMS и email, выбрать режим приватности, например скрытие зарплаты на компьютере или отображение её только в мобильном приложении, а также указать настройки согласования документов на время отсутствия, назначив заместителя.